DEFINICIÓN
Google Docs es el servicio de alojamiento que Google ofrece para nuestros documentos, hojas de cálculo, presentaciones y PDFs. Conviene conocer los límites de tamaño y número que el sistema permite y así entender por qué en ocasiones un texto con muchas imágenes es rechazado (>500k. más 2Mb de imágenes).
Cuando accedemos al servicio podemos obtener una pantalla similar a esta:
UTILIDAD
La gran utilidad de Google Docs es poder subir a la red documentos que queramos compartir y editar con otras personas. Su repositorio y editores nos liberan de las veces tiránicas limitaciones del software comercial.
Gracias al sistema de publicación de Google Docs, obtenemos el código Embed para poder incrustarlo en nuestros Blogs, p.e. o bien publicarlo como HTML. Mediante el link que nos genera.
Si nos encontramos que ciertos documentos tienen un tamaño mayor al permitido por Google, siempre podemos recurrir a SCRIBD o ISSUU (para Docs y PDFs) y a SLIDESHARE (para presentaciones PowerPoint).
En el caso de Hojas de cálculo realmente no se requiere servicios externos, y por otra parte, sobresale, la posibilidad de INSERTAR - GADGETS como el MOTION CHART para obtener resultados muy visuales. Como muestra, baste este video sobre cambios en los niveles de vida a escala mundial .
MANEJO
El uso de las barras de herramientas de las distintas aplicaciones on-line para documentos y hojas de cálculo son los habituales en cualquier paquete de ofimática. No hay mayor dificultad. Una vez subido o modificado nuestro documento siempre podemos elegir entre acciones como publicar y compartir dependiendo si lo queremos incrustar en algún sitio web propio o si deseamos iniciar una tarea colaborativa con otros miembros a quienes podemos invitar con privilegios o no de edición.
CARACTERISTICAS DE GOOGLE DOCS
1.- No es necesario realizar una Instalación. Para utilizar Google Docs no hay que instalar nada en el computador. Únicamente suscribirse al servicio de Google Docs para comenzar a crear documentos, aunque es necesario tener internet.
2.- Precio (Gratuito). Google Docs, es completamente gratis, y por ahora no incluye publicidad.
3.- Mejor Disponibilidad de la Información. Los documentos en Google Docs quedan almacenados en un servidor de Google por lo que estarán disponibles siempre que tengas a la mano una computadora o dispositivo móvil con acceso a Internet. Una gran ventaja de esto es que ya no necesitas copiar tus documentos en un medio de almacenamiento portátil (memoria USB, disco duro, CD, etc.) para transportarlos.
4.- Menor Uso de Recursos. Como todos los documentos se almacenan en los servidores de Google, no quedan los archivos almacenados en el disco duro del computador, ahorrando con esto una buena cantidad de espacio.
5.- Actualizaciones Frecuentes. Siempre podemos encontrar novedades en esta herramienta, ya que el equipo de desarrollo de Google Docs se encuentra de manera permanente haciendo mejoras y agregando nuevas funciones y opciones. Estas mejoras y nuevas funciones son agregadas sin que el usuario tenga que hacer nada más que aprender a utilizarlas. En la parte superior de Google Docs se encuentra de manera permanente un enlace con el título Nuevas Funciones.
6.- Mayor Compatibilidad. Los documentos creados con Google Docs pueden ser exportados y descargados con los formatos más populares como son los de MS Office (doc, xls, ppt), HTML y PDF (Acrobat) de manera natural y sencilla.
7.- Trabajo colaborativo. Google Docs te permite compartir tus documentos con otros usuarios para que puedan trabajar en ellos de forma colaborativa, lo cual es muy útil para los grupos de trabajo.
8.- Organización de Archivos. Google Docs cuenta con un excelente organizador de archivos que permite administrar documentos de manera sencilla y eficiente. Este administrador clasifica automáticamente los archivos por frecuencia de uso, permite crear carpetas y archivos, compartir y ocultar documentos, resaltar documentos importantes, examinarlos por autor y por supuesto utilizar un excelente buscador para encontrarlos fácilmente.
9.- Importación de Archivos. Google Docs permite importar de forma sencilla documentos elaborados con MS Office y Open Office, conservando la mayor parte del formato de la información.
10.- Notificación de cambios. El documento de google Docs puede ser configurado para que automáticamente informe cuando un colaborador realice algún cambio. Incluso se puede crear reglas para ser notificado sobre cambios en lugares específicos del documento.
Este es un video sobre cómo utilizar Google Docs:
https://www.youtube.com/watch?v=5CGP_jFk7fI
